Chuyển văn phòng là điều cần thiết khi doanh nghiệp muốn trả lại mặt bằng cũ và chuyển đến địa điểm mới thuận tiện hơn cho mục tiêu kinh doanh sắp tới. Tuy nhiên, việc chuyển dọn văn phòng không phải là điều đơn giản, nó đòi hỏi bạn phải lên kế hoạch bài bản và phương án dự trù cụ thể nếu không may xảy ra việc ngoài ý muốn. Để giúp doanh nghiệp có quá trình chuyển dọn văn phòng suôn sẻ hơn, Moving House sẽ điểm qua 6 sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh chắc chắn sẽ hữu ích cho bạn khi lên kế hoạch vận chuyển trụ sở làm việc.
Xem nhanh
- Không lên kế hoạch cẩn thận trước khi chuyển văn phòng
- Đóng gói đồ đạc và tài liệu chưa đúng cách
- Không cập nhật đầy đủ địa chỉ và thông tin liên lạc
- Chưa phân rõ trách nhiệm mỗi nhân sự khi di dời văn phòng
- Không kiểm tra lại đồ đạc trước và sau khi chuyển văn phòng
- Chọn đơn vị chuyển văn phòng không chuyên nghiệp
Không lên kế hoạch cẩn thận trước khi chuyển văn phòng
Chắc chắn rồi, không lên kế hoạch đầy đủ trước khi chuyển văn phòng là sai lầm vô cùng lớn mà nhiều doanh nghiệp gặp phải. Nếu không lên kế hoạch chi tiết bạn không thể biết được công ty cần chuẩn bị những gì, nhân sự bao nhiêu, bố trí giám sát như thế nào là hợp lý. Hơn thế nữa, nhân viên của bạn cũng không nắm rõ lịch trình vận chuyển, tài sản vận chuyển và nhiệm vụ của chính họ trong ngày chuyển văn phòng. Điều này là nguyên nhân chính dẫn đến công việc vận chuyển bị trì trệ tốn nhiều chi phí và thời gian của doanh nghiệp.
Do đó, tiên quyết trước khi chuyển dọn nhà ở, văn phòng, chuyển nhà xưởng,… bạn phải lên kế hoạch vận chuyển trước tiên và thông báo đến nhân viên các phòng ban để mọi người được nắm rõ.
>>> Có thể bạn quan tâm: Lưu Ý Khi Chuyển Nhà Cho Người Lớn Tuổi Giúp Việc Chuyển Nhà Đơn Giản Hơn
Đóng gói đồ đạc và tài liệu chưa đúng cách
Đóng gói đồ đạc, tài liệu, hồ sơ không đúng cách dẫn đến việc hư hỏng đồ đạc (đặc biệt là đồ nội thất), hồ sơ, tài liệu quan trọng bị thất lạc. Rất nhiều công ty chọn vật tư không phù hợp với đồ cần vận chuyển, cách đóng gói cũng không chắc chắn, tài liệu không được đánh dấu cẩn thận. Điều này không chỉ là hư hỏng đồ đạc của công ty mà việc tìm kiếm tài liệu khi đến văn phòng mới cũng khá vất vả.
Để tránh sai lầm này, bạn nên tìm hiểu trước cách đóng gói từng loại đồ đạc khác nhau, tìm mua đúng loại vật tư và cố gắng đóng gói thật chắc chắn để đảm bảo mọi thứ được di dời an toàn.
Không cập nhật đầy đủ địa chỉ và thông tin liên lạc
Cập nhật địa chỉ và thông tin liên lạc cho khách hàng và đối tác là điều cần thiết phải được tiến hành trước khi chuyển đồ văn phòng. Việc này giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn liên lạc với khách hàng mà đơn vị vận chuyển văn phòng cũng nắm bắt được địa chỉ ở 2 đầu vận chuyển tránh chuyển đến địa chỉ sai.
Để chắc chắn việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ, Qúy công ty hãy cập nhật địa chỉ mới và thông tin liên lạc của công ty trên tất cả các nền tảng mạng xã hội và thông báo cho khách hàng cũng như đối tác liên quan trước khi chuyển dọn văn phòng làm việc.
Chưa phân rõ trách nhiệm mỗi nhân sự khi di dời văn phòng
Bỏ qua tiểu tiết, bố trí việc làm cho nhân viên không đồng đều, làm trước quên sau, nhân viên tị nạnh nhau vào ngày chuyển văn phòng,… tất cả những điều này có thể dẫn đến sự trì trệ hay thậm chí là gây thất lạc đồ đạc quan trọng.
Việc phân bổ nhân sự giúp nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm của chính mình và nắm rõ chi tiết công việc cần triển khai trong quy trình vận chuyển.
Nhân viên từng phòng ban sẽ tự giám sát và chịu trách nhiệm cho toàn bộ đồ đạc trong phòng của mình. Từ đó, mỗi nhân viên trong phòng ban sẽ tự bố trí phân loại, đóng gói,…. tài sản, hồ sơ cá nhân của họ.
Không kiểm tra lại đồ đạc trước và sau khi chuyển văn phòng
Giao toàn bộ khối lượng tài sản khổng lồ cho công ty vận chuyển quả thật không dễ dàng gì đúng không nào? Chính vì vậy, trước khi thanh toán cho đối tác vận chuyển bạn nên kiểm tra lại thật kỹ trước và sau khi vận chuyển. Một mẹo nhỏ dành cho bạn là hãy chụp hình lại tất cả tài sản lớn trước khi đơn vị chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng,… thực hiện chuyển dọn. Điều này giúp bạn có cơ sở đối chiếu trong trường hợp tài sản có xảy ra hư hỏng, đổ bể.
Chọn đơn vị chuyển văn phòng không chuyên nghiệp
Chọn đơn vị thực hiện chuyển văn phòng là bước quan trọng quyết định chất lượng chuyển dọn có suôn sẻ trong ngày chuyển văn phòng hay không? Moving House khuyên bạn đừng vội vàng quyết định lựa chọn đối tác vận chuyển khi chưa cân nhắc kỹ. Điều này có thể khiến công ty của bạn phải chi trả một khoản chi phí trên trời, đội ngũ chuyển dọn không chuyên nghiệp có thể gây hư hỏng, thất thoát đồ đạc trong quá trình vận chuyển. Khi đó, ngoài chi phí vận chuyển bạn còn phải tự mua sắm lại đồ dùng mới thay thế.
Nếu bạn đang cần chuyển dọn văn phòng nhưng chưa tìm được đơn vị vận chuyển nào ưng ý thì có thể tham khảo dịch vụ tại Moving House nhé. Với kinh nghiệm chuyển dọn hàng trăm đơn vị lớn nhỏ tại Việt Nam, chúng tôi tin chắc rằng bạn sẽ hoàn toàn hài lòng về tác phong làm việc chuyên nghiệp cũng như chất lượng dịch vụ hàng đầu tại Moving House.
- Cam kết đền bù 100% nếu trong quá trình vận chuyển làm hư hỏng, đổ bể đồ đạc của Qúy công ty
- Hoàn tiền nếu Qúy khách hàng hoàn toàn không hài lòng về chất lượng dịch vụ.
- Đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành vận chuyển. Có khả năng xử lý tình huống tốt.
- Trang bị đầy đủ trang thiết bị hiện đại nhất phục vụ vận chuyển.
- Có hợp đồng, cam kết rõ ràng
- Miễn phí vật tư như thùng carton, màng xốp, bọc PE,…
- Chế độ làm việc 24/7 kể cả ngày lẫn đêm, thứ 7 chủ nhật hay ngày lễ.
>>> Một số dịch vụ Moving House đang cung cấp:
- Dịch vụ chuyển phòng trọ
- Cho thuê xe taxi tải giá rẻ
- Hoàn trả mặt bằng văn phòng
- Cho thuê kho bãi
Trên đây là toàn bộ chia sẻ của Moving House về sai lầm khi chuyển văn phòng cần tránh. Hy vọng sau khi đọc bài viết trên bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để quá trình chuyển văn phòng suôn sẻ hơn. Nếu có nhu cầu chuyển văn phòng hãy liên hệ với chúng tôi theo số Hotline 0907 010 999 để nhân viên tư vấn và báo giá vận chuyển ưu đãi nhất nhé! Kính chúc Quý Khách có ngày chuyển văn phòng thành công tốt đẹp.
