Thủ tục chuyển văn phòng không hề đơn giản như việc chuyển nhà hay vận chuyển hàng hóa đồ đạc từ nơi này sang nơi khác. Hầu hết mọi người vẫn nghĩ chuyển trụ sở văn phòng tức là sắp xếp và vận chuyển toàn bộ tài sản của văn phòng sang địa chỉ mới là xong. Tuy nhiên, trong thực tế việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khá phức tạp về mặt giấy tờ, thủ tục hồ sơ pháp lý theo đúng quy định của Pháp Luật. Tiến hành song song thủ tục pháp lý và di dời văn phòng giúp công ty đảm bảo hoạt động kinh doanh, sản xuất không bị ngắt quãng và khách hàng kịp thời cập nhật được thông tin về địa chỉ văn phòng mới. Vậy thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khác quận gồm những bước quan trọng nào? Cần hồ sơ gì đặc biệt hay không? Cùng Moving House tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Bước 1: Nhân viên hành chính nhân sự cần khai báo với cơ quan thuế
Tiến hành khai báo tại cơ quan thuế hiện đang trực tiếp quản lý doanh nghiệp là việc quan trọng công ty cần ưu tiên thực hiện khi có quyết định chuyển địa điểm văn phòng kinh doanh.
Theo thông tư 80/2012/TT-BTC quy định hồ sơ chuyển văn phòng mới gồm tờ khai theo mẫu 08-ĐK-TCT được điền đầy đủ thông tin về việc di dời địa chỉ. Thông thường Chi cục thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp 3 bộ hồ sơ với các loại giấy tờ sau:
- Biên bản họp của công ty về chuyển trụ sở.
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Tờ khai điều chỉnh đăng ký thuế theo mẫu 08-ĐK-TCT.
- Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch.
- Giấy đăng ký kinh doanh của công ty có công chứng (Bản sao).
- Báo cáo sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế.
- Giấy giới thiệu cho người đi nộp có đóng dấu chữ ký của đại diện doanh nghiệp.
Bước 2: Nhân kết quả từ cơ quan thuế
Sau khoảng 8 – 10 ngày kể từ khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận kết quả trả về từ cơ quan thuế.
Kết quả trả về có kèm theo thông báo về tình trạng kê khai, thuế của doanh nghiệp và một số giấy tờ, văn bản. Lúc này bạn cần phải hoàn tất nghĩa vụ đóng thuế, bổ sung kê khai theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến phòng đăng ký kinh doanh.
Chuyển đổi thông tin trong hồ sơ đăng ký kinh doanh là việc hết sức quan trọng khi doanh nghiệp muốn chuyển văn phòng công ty. Bộ hồ sơ chủ yếu bao gồm một số giấy tờ:
- Văn bản họp về chuyển đổi trụ sở, văn phòng đại diện.
- Quyết định thay đổi địa chỉ kinh doanh.
- Thông báo về thay đổi địa chỉ văn phòng kinh doanh, thông tin đăng ký thuế.
- Giấy tờ về địa điểm kinh doanh, minh chứng điều kiện sử dụng như hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê mặt bằng,…
- Mẫu 09- MST do cơ quan thuế trả về.
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh cũ (công chứng).
- Giấy ủy quyền người đi nộp.
Nộp tất cả giấy tờ đã chuẩn bị tại phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch & Đầu tư nơi đăng ký ban đầu để được chỉnh sửa thông tin.
Bước 4: Đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế
Trong thời gian chờ đợi cấp đổi giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp cần đến cơ quan thuế địa phương tại địa chỉ mới để đăng ký lại. Toàn bộ hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai 09-MST
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh mới có chứng thực hoặc Giấy phép đầu tư.
Bước này cần thiết khi doanh nghiệp chuyển đến văn phòng giữa các tỉnh, thành phố. Đối với thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong cùng tỉnh, thành phố bạn có thể bỏ qua.
Bước 5. Xin cấp đổi con dấu của công ty.
Trên con dẫu sẽ bao gồm tên công ty, mã số doanh nghiệp và địa chỉ. Do đó, khi chuyển văn phòng bắt buộc bạn phải đăng ký thay đổi con dấu có địa chỉ mới.
- Không cần khắc lại con dấu trong trường hợp chuyển văn phòng cùng quận, huyện.
- Nếu chuyển trong cùng tỉnh/ thành phố bạn cần nộp hồ sơ đến công an nơi cấp cũ để thay đổi.
- Đặc biệt khi chuyển khác tỉnh thủ tục có phần phức tạp hơn: Đầu tiên, bạn làm thủ tục trả lại con dấu cho cơ quan công an tại nơi cấp con dấu cũ, nộp hồ sơ xin cấp con dấu cho công an địa phương mới. Hồ sơ gồm:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh (bản sao) hoặc Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kinh doanh.
- Giấy tờ liên quan đến việc đăng ký con dấu cũ.
- Giấy giới thiệu nhận con dấu của doanh nghiệp.
Lưu ý khi làm thủ tục chuyển văn phòng công ty
Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ hồ sơ cần thiết khi chuyển văn phòng tránh gây mất thời gian khi phải bổ sung, sửa đổi làm đệ trình hoạt động công ty.
Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết để tránh sơ xuất xảy ra trong quá trình di chuyển, hoàn tất giấy tờ.
Đăng thông báo về việc thay đổi địa chỉ văn phòng giao dịch lên tất cả trang mạng mạng xã hội như website, fanpage, email cho đối tác, khách hàng nắm bắt được địa chỉ và ngày hoạt động tại văn phòng mới.
Đặc biệt nên lưu ý một số thủ tục liên quan đến phong thủy để mọi việc được suôn sẻ, hanh thông. Bạn có thể chọn tốt chuyển văn phòng, làm lễ cúng nhập trạch văn phòng mới,…
>>> Xem ngày tốt chuyển nhà tháng 6, chuyển văn phòng mới nhất hiện nay.
Nên lựa chọn thuê đơn vị vận chuyển uy tín nhằm tiết kiệm thời gian- tiền bạc – công sức vận chuyển, tránh việc làm mất đồ hay xảy ra các trường hợp ngoài ý muốn gây tốn thời gian xử lý khắc phục hậu quả. Moving House là đơn vị chuyên chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng, cho thuê kho bãi,… uy tín hoạt động trên 15 năm tại TPHCM. Nếu bạn có nhu cầu chuyển văn phòng hãy liên hệ 0907010999 hoặc để lại thông tin liên lạc tại mục “liên hệ” chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn hết mình từ A đến Z đảm bảo đồ đạc của Qúy doanh nghiệp nguyên vẹn từ nơi đi sang nơi đến.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Dịch vụ chuyển phòng trọ
- Cho thuê xe taxi tải giá rẻ
- Chuyển nhà xưởng trọn gói
- Hoàn trả mặt bằng văn phòng
Một số câu hỏi về thông báo thay đổi địa điểm kinh doanh
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài như thế nào?
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của một nước ngoài có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia và vùng lãnh thổ của mỗi đại diện nước ngoài. Vì vậy, bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan đại diện hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền để biết thêm tin tức cũng như được hỗ trợ tốt nhất khi thực hiện việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của nước ngoài. Tuy vậy, thông thường quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
- Xác định thủ tục chuyển văn phòng, yêu cầu cần thiết để thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của nước ngoài. Điều này có thể được tìm thấy ở website của cơ quan đại diện.
- Thực hiện các thủ tục hành chính như lập đơn, cung cấp thông tin mới về địa chỉ, giấy tờ liên quan cùng tài liệu hỗ trợ khác.
- Nộp đơn đến cơ quan đại diện hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền theo đúng quy định.
- Chờ xét duyệt, nhận thông báo kết quả từ cơ quan đại diện hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền.
- Sau khi được phê duyệt, tiến hành thực hiện thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của nước ngoài theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh qua mạng
Hiện nay, hình thức này đã được nhiều tỉnh, thành phố triển khai để giúp doanh nghiệp ít tốn thời gian và chi phí hơn thay vì phải đến phòng đăng ký kinh doanh. Về cơ bản thay đổi địa chỉ doanh nghiệp qua mạng gồm một số bước như sau:
- Bước 1: Truy cập vào website của Sở Kế hoạch & Đầu tư.
- Bước 2: Chọn chức năng “Đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh” hoặc “Đăng ký thay đổi địa chỉ kinh doanh”.
- Bước 3: Đọc kỹ các quy định, hướng dẫn về thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh.
- Bước 4: Điền chính xác, đầy đủ các thông tin yêu cầu như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh mới, số điện thoại và email liên lạc, …
- Bước 5: Đính kèm các tài liệu, giấy tờ như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng, giấy phép xây dựng (nếu có),…
- Bước 6: Kiểm tra và xác nhận thông tin trước khi gửi đăng ký.
- Bước 7: Chờ xét duyệt từ cơ quan chức năng.
Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên và đăng ký được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận đăng ký thay đổi địa điểm kinh doanh mới.
Lưu ý: Việc đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng qua mạng là một trong các phương thức hỗ trợ cho doanh nghiệp, tuy nhiên cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về đăng ký kinh doanh và thực hiện đúng quy trình, nếu không sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên đây Moving House đã khái quát tất cả tin tức hướng dẫn thủ tục chuyển văn phòng. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin bạn đang quan tâm. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi bất cứ khi nào bạn cần nhé!
