Chuyển văn phòng là công việc không hề đơn giản bởi khối lượng đồ đạc rất lớn, đồ nội thất tháo gỡ lắp ráp, di chuyển khó khăn. Chính vì vậy bạn nên trang bị kinh nghiệm chuyển văn phòng bao gồm thủ thuật, mẹo vặt để công việc được mượt mà hơn, không những thế điều này còn giúp bạn chuẩn bị tốt cho kế hoạch chuyển dọn văn phòng, tiết kiệm được thời gian, công sức và ngân sách cho doanh nghiệp.
Hãy cùng Moving House tìm hiểu ngay qua bài viết được chia sẻ từ những người đã từng chuyển dọn văn phòng. Nắm được điều này, việc chuyển văn phòng sẽ không còn là nỗi ám ảnh mà trở nên dễ dàng hơn, không ảnh hưởng đến năng suất hoạt động của công ty.
Chọn địa điểm văn phòng mới
Chắc chắn rồi khi đã có mặt bằng văn phòng mới thì việc chuyển dọn văn phòng mới được thực hiện. Văn phòng đại diện là bộ mặt của doanh nghiệp, là nơi giao dịch và gặp gỡ khách hàng, đối tác. Hãy ưu tiên chọn văn phòng có không gian thoáng đãng, sạch sẽ, an ninh, cơ sở vật chất tốt và đặc biệt phải có bảo vệ trông coi xe cho khách hàng.
Sau khi đã chọn được văn phòng mới, hãy dọn dẹp và trang bị những thứ thật sự cần thiết và đặt lịch hẹn chuyển đến. Tốt nhất nên chọn chuyển văn phòng vào cuối tuần để chắc chắn không ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu suất làm việc của nhân viên.
Lên kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Trước khi tiến hành bất cứ việc gì, nếu không lên kế hoạch sẵn sàng thì tất thảy mọi chuyện đều khó thành hoặc không như mong đợi. Đây là khâu cực kì quan trọng nên được chuẩn bị trước. Nó quyết định mọi việc trong ngày vận chuyển được suôn sẻ hay không, thậm chí là liên quan cả đến chi phí bỏ ra và thời gian vận chuyển.
Hãy dành thời gian khoảng một ngày để liệt kê tất cả những món đồ cần chuyển dọn và tất cả những công việc cần làm. Với cách làm này, bạn sẽ hạn chế tình trạng bỏ sót đồ và là cơ sở để đơn vị chuyển nhà trọn gói, chuyển văn phòng nắm bắt được chi tiết và báo giá, vận chuyển chính xác nhất.
Ngoài ra, theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của chúng tôi bạn hãy chuẩn bị một tờ giấy và ghi vào đó thứ tự các món đồ cất trong thùng đồ, vị trí đặt chúng tại nơi cũ và nơi mới. Việc này giúp bạn tiết kiệm thời gian tìm kiếm các món đồ.
Một bản kế hoạch chi tiết phải có thời gian vận chuyển, người thực hiện (đơn vị vận chuyển hay nhân viên tự thực hiện), phương tiện vận chuyển, vật tư đóng gói như thế nào?,…
Căn cứ nào vị trí và không gian văn phòng làm việc mới và nhu cầu của nhân viên để chọn layout bố trí cho phù hợp bao gồm vị trí bàn làm việc, máy in, quầy lễ tân, máy photocopy,… Sau khi có kế hoạch chi tiết hãy tham khảo với sếp và đồng nghiệp để đưa ra quyết định cuối cùng.
Chuẩn bị đồ đạc, dụng cụ đóng gói cần thiết
Trong trường hợp thuê dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì bạn hoàn toàn không cần chuẩn bị vật tư đóng gói. Việc này nhà thầu vận chuyển sẽ thay bạn chuẩn bị tất tần tật những thứ cần thiết để đảm bảo an toàn cho toàn bộ đồ đạc.
Nếu tự chuyển dọn văn phòng thì chắc chắn bạn phải lên danh sách dụng cụ cần thiết nên chuẩn bị trước và số lượng cần dùng bao gồm: thùng carton, băng keo, giấy bọc, xốp, giấy báo cũ, màng PE,… tránh trường hợp thiếu hoặc dư gây phát sinh nhiều chi phí.
Phân loại tài sản theo chức năng công dụng để tổ chức đóng gói khoa học giúp đồ đạc không bị thất lạc và việc sắp xếp tại văn phòng mới cũng thuận lợi hơn. Tuy nhiên, công đoạn này khá mất nhiều thời gian và công sức. Bạn hãy huy động toàn bộ nhân viên tham gia vào việc này để mọi thứ diễn ra nhanh chóng nhé. Một số lưu ý sau đây Moving House tin chắc bạn sẽ cần khi tự mình chuyển đồ:
- Nên đóng gói những vật dụng gần nhau hoặc đi chung với nhau vào chung một thùng để tìm kiếm đồ đạc dễ dàng hơn.
- Đánh dấu lên bề mặt thùng theo từng tầng, từng phòng ban, số phòng,.. kèm danh sách đồ dùng chứa đựng bên trong để nhân viên vận chuyển dễ dàng hơn trong việc sắp xếp.
- Nếu đồ dễ đổ vỡ,hãy ghi chú chữ thật lớn để nhân viên vận chuyển chú ý.
- Tránh đựng quá nhiều đồ trong thùng gây khó khăn trong việc di chuyển hoặc tệ hơn có thể rách thùng gây chậm trễ tiến độ vận chuyển.
- Chuẩn bị thùng riêng để đóng gói hồ sơ và niêm phong tài liệu quan trọng cẩn thận tránh bị thất thoát vì tài liệu mang tính bảo mật liên quan đến công việc của doanh nghiệp.
Thanh lý đồ đạc không sử dụng và dọn văn phòng cũ
Sau khi đã đóng gói xong xuôi đồ dùng cần thiết, các doanh nghiệp thường thanh lý bớt đồ cũ không quan trọng để giảm gánh nặng về chi phí vận chuyển. Bạn hãy so sánh với danh sách tài sản cần chuyển ban đầu để cân nhắc kiểm tra lại tình trạng sử dụng và tính cấp thiết để thanh lý bớt nhé.
Sau khi thanh lý xong đồ không dùng đến nữa, bạn cần dọn dẹp sạch sẽ văn phòng cũ. Việc này không những giúp bạn rà soát lại một lần nữa những vị trí ngóc ngách để chắc chắn không còn bỏ sót bất cứ đồ vật quan trọng nào mà còn gây ấn tượng tốt với chủ nhà.
Thông báo chuyển địa điểm văn phòng cho khách hàng
Tất nhiên rồi, văn phòng công ty chính là điểm giao dịch chính với khách hàng. Chính vì vậy, nên thông báo chuyển văn phòng tới khách hàng sớm nhất có thể. Nội dung thông báo sẽ bao gồm địa chỉ, thời gian hoạt động tại văn phòng mới, cách thức liên hệ và những vấn đề có thể gặp phải trong quá trình chuyển văn phòng.
Hơn nữa, việc thông báo đến khách hàng cũng thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của công ty. Từ đó khách hàng sẽ yên tâm hơn khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ tại công ty bạn.
Ngoài ra, cũng nên thông báo về việc chuyển trụ sở làm việc với các nhà cung cấp, các đại lý,.. để thay đổi thông tin giao dịch của công ty.
>>> Kinh Nghiệm Thuê Xe Tải Chở Hàng Để Không Bị Thiệt
Làm việc với đơn vị đảm nhận vận chuyển
Một lời khuyên dành cho bạn là trước khi đóng gói, vận chuyển hãy tìm hiểu và liên hệ nhà xe trước ít nhất 2 ngày. Điều này đảm bảo rằng ngày vận chuyển chắc chắn sẽ có xe. Hơn thế nữa, bạn có thể nắm bắt được tải trọng chuyên chở của xe là bao nhiêu để lên lịch sắp xếp vận chuyển tốt hơn. Trong trường hợp phải đến gần sát ngày bạn mới liên hệ đặt xe sẽ dễ tạo sự bị động cho bạn. Một số yếu tố không mong muốn có thể xảy đến nếu quyết định thuê vận chuyển trong thời gian gấp rút như công ty vận chuyển không uy tín, thiếu xe vận chuyển, bị ép giá,.. gây phát sinh nhiều chi phí hơn cho công ty.
Nhằm hạn chế sơ sót khi chuyển dọn cũng như công việc được tiến hành thuận lợi hơn, bạn hãy chọn đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ. Đội ngũ nhân viên bốc xếp sẽ thay bạn làm tất cả mọi công đoạn từ tháo gỡ, đóng gói, vận chuyển và lắp đặt một cách nhanh chóng mà không cần động tay vào bất cứ việc gì.
Đơn vị chuyển nhà trọn gói Moving House chuyên vận chuyển văn phòng, cửa hàng, chuyển nhà xưởng giá rẻ tại TPHCM. Chúng tôi có đầy đủ phương tiện chuyển dọn với phương pháp vận chuyển tối ưu nhất đảm bảo an toàn hàng hóa từ điểm đi sang điểm đến. Ngoài ra, nếu bạn không an tâm về chất lượng dịch vụ thì chúng tôi có hợp đồng và cam kết rõ ràng bảo vệ quyền lợi của khách hàng.
>>> Có thể bạn quan tâm:
- Dịch vụ chuyển phòng trọ giá rẻ
- Cho thuê taxi tải giá rẻ
- Hoàn trả mặt bằng văn phòng
- Cho thuê kho bãi
Hy vọng rằng với những chia sẻ về kinh nghiệm chuyển văn phòng sẽ giúp bạn có kế hoạch chuyển dọn tốt hơn. Nếu bạn có nhu cầu chuyển văn phòng thì hãy nhấc máy gọi vào hotline 0907 010 999 để đặt lịch ngay hôm nay nhé. Kính chúc bạn chuyển đến văn phòng mới công việc hanh thông, đại phú đại quý nhé!
